⚙️ Configuración inicial

¿Para quién es este artículo?

✅ Disponible para Administradores, Candidatos, Trabajadores.

Última actualización: 10 Sep 2025

Antes de comenzar a gestionar el talento humano en la plataforma, es necesario realizar una configuración inicial. Estos pasos son esenciales para todos los administradores, candidatos y trabajadores puedan utilizar sin ningún incoveniente la herramienta.

Importante

Debes completar estos pasos en el orden indicado. Si omites un paso, la configuración no funcionará correctamente.

Información empresarial

En este bloque como administrador de la plataforma deberás configurar la información básica de la organización.

1. Crear un área

   • En la barra de navegación lateral izquierda, haz clic en Estructura empresarial > Estructura > Áreas.

     

   • Selecciona Crear área.

     

   • Ingresa el nombre del área que asignarás al representante legal de la empresa y haz clic en Crear.

     
   
   
   

2. Crear un representante legal

   • En la barra de navegación lateral izquierda, haz clic en Panel de control > Control de usuarios.

     

   • Selecciona Crear usuario.

     

   • Ingresa la información requerida sobre el representante legal de tu empresa.

     

   • En la sección de Selecciona permisos, activa la opción de Marcar como representante legal y haz clic en Crear.

     
   
   
   

3. Crear una ARL

   • En la barra de navegación lateral izquierda, haz clic en Parámetros globales > Prestaciones sociales > ARL.

     

   • Selecciona Crear ARL.

     

   • Ingresa la información requerida de la ARL.

     • Nombre: El nombre de la ARL.
     • Razón social: El nombre legal de la ARL.
     • NIT: El número de identificación tributaria la ARL.
     • Dígito: El dígito de verificación que acompaña al NIT de la ARL.
     • Código PILA: El código único de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) de la ARL.
     • Tercero: El Número de identificación (NIT o cédula) de la persona a quien se emite la facturación.
     

   • Haz clic en Crear.

     
   
   
   

4. Crear una caja de compensación

   • En el submódulo de Prestaciones sociales, dirígete a la parte superior y selecciona la sección Caja de compensación.

     

   • Selecciona Crear caja.

     

   • Ingresa la información requerida de la caja de compensación.

     • Nombre: El nombre de la caja de compensación.
     • Razón social: El nombre legal de la caja de compensación.
     • NIT: El número de identificación tributaria de la caja de compensación.
     • Dígito: El dígito de verificación que acompaña al NIT de la caja de compensación.
     • Código PILA: El código único del listado que enumera las Administradoras de Afiliaciones a Compensación Familiar de la caja de compensación.
     • Tercero: El Número de identificación (NIT o cédula) de la persona a quien se emite la facturación.
     

   • Haz clic en Crear.

     
   
   
   

5. Crear una empresa

   • En la barra de navegación lateral izquierda, haz clic en Estructura empresarial > Estructura > Empresas.

     

   • Selecciona Crear empresa.

     

   • Ingresa la información básica de la empresa.

     • Nombre comercial: El nombre de la empresa.
     • Razón social: El nombre legal completo de la empresa.
     • Teléfono: El número de contacto de la empresa.
     • Correo electrónico: El correo electrónico de la empresa.
     • Dirección: La dirección principal de la empresa.
     • Ciudad: La Ciudad, Departamento, País donde se ubica la empresa.
     • Sigla: La denominación comercial breve utilizada para el reconocimiento de la empresa.
     • Abreviatura: Se utiliza para códigos internos, identificadores de contratos, archivos o reportes donde se necesita ahorrar espacio y mostrar pocos caracteres.
     • NIT: El número de identificación tributaria de la empresa.
     • Dígito de verificación: El dígito de verificación que acompaña al NIT de la empresa.
     

   • Ingresa la información adicional de la empresa.

     • ARL: El ARL que se maneja en la empresa.
     • Color empresa: El color principal de la empresa para su reconocimiento en la plataforma.
     • Logo: El logo principal de la empresa para utilizar en documentos generados a traves de la plataforma.
     • Estado de empresa: Si la empresa está activa, mantén este estado. Si no, podrás cambiarlo más adelante.
     

   • Ingresa la información sobre el representante legal.

     • Principal y Suplente: El nombre de tu representante principal y el representante suplente.
     • Firma: Las firmas respectivas de los representantes para la optimización de firma de documentos.
     • Estado: Siempre debe existir al menos un representante legal activo para la respectiva creación.

     Si tu empresa no tiene representante legal suplente, copia la información del representante principal y luego desactiva su estado.

     
     

   • Haz clic en Crear

     
   
   
   

6. Crear un proyecto

   • En el submódulo de Estructura, dirígete a la parte superior y selecciona la sección Proyectos.

     

   • Selecciona Crear Proyecto.

     

   • Ingresa la información básica del proyecto.

     • Estado: Siempre el estado estará Activo por predeterminado.
     • Empresa: Selecciona la empresa a la que pertenece el proyecto.
     • Nombre: El nombre del proyecto.
     • Sigla: La denominación comercial breve utilizada para el reconocimiento del proyecto.
     • Abreviatura: Se utiliza para códigos internos, identificadores de contratos, archivos o reportes donde se necesita ahorrar espacio y mostrar pocos caracteres.
     

   • Ingresa la información adicional del proyecto.

     • Caja de compensación: Selecciona la caja de compensación que aplica a los trabajadores vinculados a este proyecto.
     • Ciudad: La Ciudad, Departamento, País donde se ubica el proyecto.
     • Barrio: El barrio donde se ubica el proyecto.
     • Número de contrato (opcional) : Si el proyecto cuenta con un contrato, ingresa aquí su número para identificarlo.
     • Logo: El logo principal del proyecto para utilizar en vistas como identificador a través de la plataforma.
     

   • Haz clic en Crear

     
   
   
   

Información para Trabajadores

En este bloque, como administrador de la plataforma, deberás configurar la información necesaria para que candidatos y trabajadores puedan completar sin inconvenientes su hoja de vida.

7. Crear una ocupación

   Te recomendamos agregar la mayoría de las ocupaciones, o incluso todas, presentes en la empresa o en los proyectos creados, ya que esto permitirá que candidatos y trabajadores se registren de acuerdo con las ocupaciones disponibles.

   
   
   

   • En la barra de navegación lateral izquierda, haz clic en Parámetros globales > Ocupaciones.

     

   • Selecciona Crear ocupación.

     

   • Ingresa la información de la ocupación.

     • Ocupación: El nombre de la ocupación.
     • Nivel de estudio: Selecciona el nivel mínimo de estudio para la ocupación.
     • Nivel de riesgo: Selecciona el nivel de riesgo de la ocupación según la clasificación establecida por la ARL.
     • Tipo de cargo: Selecciona el tipo de cargo que corresponde a la ocupación dentro de tu empresa.
     

   • Ingresa la información que te ayudará a parametrizar la ocupación, esta información es opcional.

     • Habilitar dotación o EPPs para esta ocupación: Permite asignar dotaciones de manera general a cada ocupación. Para que esta opción funcione correctamente, debes añadir los implementos necesarios posterior a la creación; de esta forma, no tendrás que generar la dotación en cada solicitud, ya que estará precargada. (Disponible únicamente si el submódulo de Dotaciones y EPPs está habilitado).
     • Asignar esta ocupación a todos los proyectos: Permite aplicar esta ocupación de manera global sin configurarla proyecto por proyecto.
     

   • Haz clic en Crear

     

   Posterior a la creación, deberás asignar el Profesiograma a todas las ocupaciones para realizar Exámenes médicos (Disponible únicamente si el submódulo de Evaluaciones médicas está habilitado).

   
   
   

8. Crear un soporte HV

   Te sugerimos definir todos los soportes vinculados a las ocupaciones creadas. Según la ocupación que seleccione el candidato o trabajador, estos soportes podrán ser obligatorios u opcionales para cargar en su hoja de vida o sólo visualizarse como documentos de consulta.

   
   
   

   • En la barra de navegación lateral izquierda, haz clic en Parámetros globales > Soportes HV.

     

   • Selecciona Crear ítem.

     

   • Ingresa la información del soporte.

     • Nombre del ítem de la lista: El nombre del soporte, este lo podrán visualizar Administradores, Candidatos y Trabajadores.
     • Abreviatura: Se utiliza para identificar los archivos cargados. Al guardarlos, el sistema reemplaza el nombre original por la abreviatura definida y un número único, lo que facilita su reconocimiento al descargar los soportes.
     • Roles excluídos: Selecciona aquellos roles que no podrán acceder al soporte creado.
     • Características del soporte: Selecciona las opciones que mejor se ajusten a lo que necesitas del soporte.
     

   • Haz clic en Crear.

     

   • Una vez creado el Soporte HV, te redireccionará a la vista de Asignar ocupaciones, selecciona las ocupaciones a las que asignarás el soporte creado.

     

   • Haz clic en Asignar ocupaciones.

     

Configuración inicial completada

Cuando termines la configuración, estarás listo para avanzar con tus procesos sin contratiempos. Si en algún momento no sabes cómo realizar una acción adicional, recuerda que puedes usar la barra de búsqueda para resolver tus dudas rápidamente.